Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Wybór oprogramowania pudełkowego dla firmy
8 rad dla osób wybierających pudełkowe oprogramowanie dla firmy
Marek Wierzbicki
Artykuł przygotowany do kompendium Nowoczesna Firma - oprogramowanie dla biznesu.
Nie zawsze warto zlecać napisanie czy customizację istniejącego systemu do potrzeb firmy. Często wystarcza zakup programu pudełkowego. Im mniejsza firma tym częściej się to zdarza. Wybór programu pudełkowego jest prostszy niż wybór i negocjacje z dostawcą dużego systemu, jest jednak kilka kwestii, o których należy pamiętać.
1. Skalowalność do przyszłych potrzeb
Wybierając program należy wziąć pod uwagę możliwość przyszłego rozszerzenia funkcjonalności programu (zarówno większa różnorodność modułów jak i możliwość pracy większej liczby użytkowników). Lepiej wybrać okrojoną wersję oprogramowania dostępnego dla dużych firm niż małe samodzielne rozwiązanie (oczywiście pod warunkiem, że nie odbędzie się to kosztem jakości).
2. Możliwość konfiguracji, tworzenia i używania własnych procedur
Często programy pudełkowe mimo sztywności rozwiązania mają drobne możliwości konfiguracyjne (np. towar wydajemy z magazynu z WZ-ką czy od razu fakturą). Dodatkowo użytkownik może mieć możliwość tworzenia własnych procedur (np. własny algorytm domawiania towaru). Lepiej kupić program, który ma więcej takich możliwości.
3. Dostęp do opisu struktur danych i samych danych
Niektóre firmy ukrywają informacje zawarte w bazach danych swoich programów. Takie program należy odrzucić, jeśli zamierzamy zintegrować go z innym systemem (np. stroną WWW czy modułem Bussines Inteligence).
4. Modułowość i możliwość zakupu tylko potrzebnych modułów
Rzadko się zdarza, że potrzebujemy dokładnie tyle samo stanowisk magazynowych, handlowych i finansowo-księgowych. Jeśli firma sprzedaje program tylko w pełnych pakietach, to trzeba rozważyć zakup pozornie droższego programu, sprzedawanego na moduły, wybierając tylko te moduły, które są nam naprawdę potrzebne.
5. Możliwość współpracy z innymi programami na tym samym silniku baz danych
Często oprogramowanie do obsługi małych firm korzysta z darmowych silników baz danych (MSDE, MSSQL Express, MySQL itp.). Jeszcze częściej producent nie bierze pod uwagę tego, że użytkownik może mieć więcej niż jeden program na takim samym darmowym silniku. I kłopot gotowy.
6. Istnienie zdalnego wsparcia i jego koszt
Pod żadnym pozorem nie wolno kupić oprogramowania firmy, która nie zapewnia zdalnego wsparcia użytkowników (chyba już nie ma takich firm, ale należy o tym pamiętać). Z drugiej strony koniecznie należy określić ile będzie kosztowało takie wsparcie i jak szybko nastąpi reakcja (co nam z darmowych odpowiedzi HelpDesku, jeśli pojawiają się one miesiąc po zadaniu pytania).
7. Sposób reakcji na zmianę przepisów podatkowych
Należy sprawdzić jak producent reaguje na zmiany przepisów. Akceptowane powinny być tylko te programy, które umożliwiają ściąganie poprawek za pośrednictwem Internetu (najlepiej nieodpłatnie).
8. Referencje znajomych
Chyba najbardziej oczywista metoda wyboru programu. Skoro prowadzimy firmę, to zapewne od kilku firm coś kupujemy, innym coś sprzedajemy. Koniecznie należy sprawdzić co używają nasi kontrahenci podobnej wielkości i u nich postarać się o pozytywne lub negatywne opinie dotyczące posiadanego oprogramowania.