Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Mobilny system sprzedaży
Mobilny system sprzedaży
Marek Wierzbicki
Artykuł oryginalnie opublikowany w Computerworld 1/917/2011.
Nie istnieje jeden uniwersalny wariantu działania mobilnego sprzedawcy. Chciałbym przedstawić odrobinę swoich spostrzeżeń na ten temat i porad doświadczonego doradcy w tej kwestii, które ułatwią projektantom systemu rozwiązanie niektórych dylematów.
Dwa modele sprzedaży
Aby ułatwić wyposażenie mobilnego sprzedawcy w sprzęt i odpowiednie oprogramowania chciałbym zaproponować dwa modele pracy takiego sprzedawcy. Zakładam, że modele te są rozdzielne, a w przypadku gdyby jeden przedstawiciel stosował jednocześnie oba modele, należy je zrealizować przez połączenie moich uwag. Modele te zostały wypracowane przez naszą firmę w ramach doświadczeń doradczych i consultingowych u klientów, o których przeprowadzaliśmy audyt logistyczny i informatyczny.
Model pierwszy to sprzedaż fizycznego towaru, który handlowiec ma w samochodzie. Taki pracownik przyjeżdża do sklepu i sprzedaje w nim (włącznie z bezpośrednią dostawą) wyłącznie towar, który ma bezpośrednio dostępny w samochodzie. Model drugi to wyłącznie przyjmowanie zamówień, które są realizowane on-line, jednak dostawa realizowana jest następnego dnia za pomocą tego samego pracownika, a częściej specjalizowanego kuriera.
Uproszczenia sprzedaży bezpośredniej
W przypadku gdy mobilny sprzedawca sprzedaje wyłącznie towar, który posiada w samochodzie, poważnym uproszczeniem działania może być to, że w chwili sprzedaży nie musi się on kontaktować z systemem centralnym, żeby dokonać sprzedaży. Wystarczy synchronizacja danych, która może się odbyć w chwili pakowania towaru do samochodu. Wnętrze samochodu traktowane jest jako odrębny magazyn, który zasilany jest nowym towarem z magazynu centralnego i zwrotami ze sklepów. Zmniejszanie stanów odbywa się wyłącznie przez wydanie towarów lub sprzedaż do sklepów, albo zwroty towarów do magazynu centralnego. Ze względu na trudne warunki pracy warto pamiętać, aby bardzo często wykonywać inwentaryzację towaru w samochodzie. Najczęściej wykonuje się to przez zdanie całego towaru do magazynu centralnego i ponowne pobranie tego samego bądź nowego asortymentu.
Aktualizacji stanów dokonuje się przez import dokumentów przesunięcia towaru między wnętrzem samochodu i sklepami czy magazynem centralnym, najlepiej z dodatkowym przeliczeniem towaru i skanowaniem go za pomocą skanera kodów paskowych. Opisy nowych indeksów importuje się na urządzenie mobilne przed przesunięciem nowego towaru z magazynu centralnego do samochodu. Można również zrezygnować z synchronizacji danych w chwili wystawiania faktury poprzez zastosowanie prostego mechanizmu księgowego, rezerwującego osobny ciąg numeracyjny dla każdego przedstawiciela handlowego (np. poprzez przełamanie numeru faktury przez numer samochodu). Faktura może być drukowana w samochodzie bądź dosyłana do klienta w cyklu wymaganym przez fiskus (od 2011 roku mailem).
Po zastosowaniu tych uproszczeń oprogramowanie mobilnego sprzedawcy nie różni się znacząco od oprogramowania małego sklepy. Jedyną różnicą jest uruchomienie tego programu w środowisku przenośnym, czyli na małym laptopie lub PDA i podłączenie urządzeń zasilanych z sieci samochodowej 12V (bo nikt mi nie wmówi, że drukarkę fiskalną przedstawiciel handlowy musi zabrać ze sobą na przykład do sklepu). Tak działający pracownik mógłby w zasadzie pracować w ogóle bez bieżącej synchronizacji z centralą.
Uproszczenia modelu zamówieniowego
Jeśli przedstawiciel handlowy jest raczej doradcą w procesie składania zamówień, które są realizowane z centrali osobnymi paczkami, odpada kilka problemów technicznych, takich jak drukarka fiskalna czy synchronizacja numerów faktur (bo on ich nie wystawia). Pojawia się za to poważny problem synchronizacji ze stanami magazynu centralnego przechowywanymi w systemie WMS. Jeśli przyjmiemy, że przedstawicieli jest kilkudziesięciu problem staje się niebanalny, gdyż najszybsza nawet synchronizacja stanów nie zabezpieczy przed "podbieraniem" sobie towaru przez różnych przedstawicieli (czyli w chwili składania zamówienia obaj przedstawiciele handlowi dysponują prawdziwą informacją, że towar jest, jednak jego ilość nie wystarcza na pełne obsłużenie dwóch niemal jednoczesnych zamówień).
W przypadku takiego modelu sprzedaży radzimy swoim klientom zastosowanie rozwiązania, które znacząco upraszcza działanie, dając przy tym stuprocentową pewność co do stanu zamówienia. Otóż codziennie rano oprogramowanie mobilne jest synchronizowane pod kątem pojawienia się nowych indeksów i stanów magazynowych indeksów, ale jedynie w uproszczonej postaci, to znaczy do systemu przekazywana jest informacja, że towar jest, jest go mało, lub towaru nie ma. Informacja "mało" oznacza, że istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że dany towar skończy się w dniu dzisiejszym i liczbowo może być różna dla każdego z indeksów, czyli dla chipsów "mało" oznacza np. 1000 szt. a dla koniaku po 200 zł np. 5 szt. Zalecamy przy tym tygodniowe przebudowywanie statystyk określających liczbę sztuk, która może być niewystarczająca na bieżący dzień sprzedaży z wykorzystaniem danych z ostatniego miesiąca i miesięcznych z zeszłego roku (jeśli są, aby umożliwić wychwycenie trendów w danym tygodniu sprzedażowym). O funkcjonalnościach tych należy pamiętać, gdy przystępujemy do procesu wyboru dostawcy programu magazynowego.
Jak ma sobie poradzić sprzedawca, skoro wie tylko, że danego towaru jest "dużo" lub "mało"? Otóż pracownik taki nie obiecuje gruszek na wierzbie, tylko pracuje z rzeczywistymi, potwierdzonymi w centrali zamówieniami, uwzględniającymi działania wszystkich innych przedstawicieli handlowych, nawet jeśli wykonali je sekundę wcześniej. Każde zamówienie po wpisaniu na PDA jest wysyłane do centralnego systemu ERP czy WMS i tam jest rezerwowane na podstawie aktualnych stanów. Mobilny sprzedawca otrzymuje potwierdzenie co udało się zamówić i w jakich ilościach. Jeśli realizacja zamówienia nie odpowiada oczekiwaniom zamawiającego można zrezygnować z całości lub części zamówienia, domówić zastępniki brakujących towarów bądź domówić inny towar w zakresie przyznanego limitu kredytowego bądź posiadanych wolnych środków.
Zyski z personalizacji modelu
Zaproponowane podejście dzielące rozwiązanie sprzedaży mobilnej na dwa odrębne modele daje wymierne zyski w dwóch obszarach działania. Pierwszy to ominięcie problemu rozsynchronizowania stanów magazynowych. W obu przypadkach przedstawiciel handlowy dokładnie wie co sprzedaje i pracuje na oryginalnych stanach magazynowych (własnym lub centralnym) lub na rzeczywiście potwierdzonych zamówieniach. Drugi, to zmniejszenie wymiany danych do poziomu niezbędnego minimum. Jakkolwiek koszty dostępu do internetu przez GSM nie są już zabójcze, to oszczędzenie 50 zł przez każdego ze stu przedstawicieli handlowych w miesiącu daje rocznie 60 tys. złotych, czyli kwotę, za którą można zmodyfikować oprogramowanie realizując zyski z tej zmiany w kolejnych latach. Ponadto odpada częste poszukiwanie sygnału telefonicznego (przekonanym o stu procentowym pokryciu kraju zasięgiem polecam poszukanie sygnału przed 20 sklepami GS-u w Kotlinie Kłodzkiej czy na Pojezierzu Mazurskim). Niebagatelnym rezultatem pracy na oryginale stanów magazynowych jest podniesienie jakości obsługi klienta, co też przekłada się na renomę firmy.