Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Strategie obsługi towaru wartościowego w magazynie
Strategie obsługi towaru wartościowego w magazynie
Marek Wierzbicki
W większości magazynów poza klasycznym podziałem towaru na różne gabaryty, wagę czy różną szybkość rotacji towar można podzielić na tani i wartościowy. I o ile stosunkowo łatwo zadbać o kontrolę wydań drogich pralek czy telewizorów to znacznie trudniej upilnować drogi pendrive z oprogramowaniem w magazynie komputerów czy biżuterię w magazynie odzieży. Spróbuję zasugerować metody działania z takim towarem, oczywiście nie roszcząc sobie pretensji do wymienienia wszystkich możliwych rozwiązań.
Klasycznym problemem nad którym się skupię jest obsługa towaru o niewielkich gabarytach, który wartościowo znacząco przekracza ceny pozostałych towarów. Jednocześnie wielkość obrotu jest na tyle mała, że staje się porównywalna z akceptowalnymi rozbieżnościami w dokładności kompletacji, nawet przy stosowaniu wyrafinowanych procesów kontroli z wykorzystaniem systemu WMS. Największym problemem w takich przypadkach jest to, że wielkość ewentualnych strat nie jest proporcjonalna do wielkości obrotów tylko do ceny jednostkowej towaru. Sugeruje to, że tak zwany czynnik ludzki jest znaczącym przyczynkiem do powstawania ubytków w stanach.
Wydzielona strefa magazynowa
Podstawową strategią ochrony takiego towaru jest umieszczenie go w wydzielonej strefie magazynowej i poddawać go częstej inwentaryzacji. Najlepiej w fizycznie wydzielonych pomieszczeniach do których dostęp ma ograniczona liczba osób. Kombinacja fizycznego wydzielenia pomieszczeń i niewielkiej liczby osób mających dostęp do magazynu pozwala stosować odpowiedzialność materialną związaną ze stanami magazynowymi, choć praktyka pokazuje, że bardzo niewiele firm się decyduje na takie rozwiązanie.
Jednak sam fakt wydzielenia strefy dla towarów wartościowych nie gwarantuje jeszcze braku wycieku tego towaru. Może się bowiem okazać, że stan wydzielonej strefy jest zgodny ze stanem wynikającym z sumy zatowarowań i wydań z tego wydzielonego magazynu. Towar jednak ginie w dalszej części procesu i nie trafia do klienta końcowego. Aby obniżyć prawdopodobieństwo zaginięcia towaru po opuszczeniu strefy chronionej należy zadbać o to, by trafiał on do przesyłki jako ostatni produkt i był dokładany do niej bezpośrednio przez osobę pakującą.
Ochrona przez automatyzację
Od tego manualnego rozwiązania niedaleko już do automatyzacji procesu ochrony towaru wartościowego. Aby było to możliwe konieczne jest zestawienie dwóch urządzeń powszechnie już stosowanych w polskich magazynach. Chodzi o dystrybutory drobnych elementów i automatyczne maszyny zamykające opakowania. Automat taki powinien umożliwiać dorzucanie wartościowego towaru na przenośniku tuż przed automatycznym dołączeniem faktury do kartonu z zamówieniem i automatycznym zamknięciem go. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy część zamówienia zawierająca „normalny” towar pakowana była manualnie czy w magazynie automatycznym. W skrajnym przypadku cały magazyn może być obsługiwany ręcznie, a tylko ten jeden proces być zautomatyzowany.
Monitoring
Strefa dodawania towarów wartościowych powinna być chroniona na przykład poprzez ograniczenie dostępu do niej poprzez fizyczne wydzielenie miejsca w którym znajdują się wspomniane automaty. Należy jednak pamiętać, że do tej strefy muszą mieć dostęp zarówno osoby ładujące dystrybutory z drogim towarem jak i serwisanci dystrybutorów i maszyn pakujących. Wskazane więc jest, by dokładnie monitorować tą strefę. Warto pamiętać aby jakość kamer była wystarczająca do rozpoznania czynności wykonywanych przez pracowników. Często aby podnieść tą jakość w kamerach stosuje się tak zwane doświetlanie podczerwone, które umożliwia lepszą ocenę sytuacji w miejscach zacienionych czy zasłanianych przez pracownika w czasie pracy. Oczywiście jeśli mamy do czynienia ze strefą wydzieloną konieczne jest rejestrowanie wejść i wyjść ze strefy poprzez indywidualne identyfikatory (karty magnetyczne czy kody dostępu).
Myśląc o monitoringu warto rozważyć skorelowaniu cyfrowego monitoringu z systemem WMS. Połączenie takie bazuje na dokładnej rejestracji w strumieniu zapisu obrazu istotnych momentów procesu wyznaczanych momentami skanowania towaru. W przypadku zastosowania manualnego dokładania towarów wartościowych do paczki należy szczególnie zwrócić uwagę (i skutecznie go zarchiwizować) odcinek czasu zaczynając na zeskanowaniu kodu paskowego wkładanego przedmiotu wartościowego do paczki a kończąc na zeskanowaniu etykiety adresowej naklejanej na paczkę po jaj zamknięciu.
Oczywiście nie ma potrzeby prewencyjnego przeglądania wszystkich nagranych strumieni video zawierających dokładanie wartościowych artykułów do paczki. Przegląda się tylko te fragmenty nagrań, które związane były z pakowaniem paczek, które zostały zareklamowane przez odbiorcę ze względu na brak wartościowej części zamówienia. Monitoring może tu służyć nie tylko jako sposób znalezienia sprawcy wycieku towaru ale i dowód, że paczka wyszła z magazynu z zakwestionowaną przez klienta zawartością.
Nieuczciwość odbiorców
Warto wspomnieć też że poza klasycznym zagubieniem towaru zdarzają się przypadki nieuczciwej reklamacji jakościowej towaru. Najczęstszym sposobem wyłudzania towaru przez klienta bądź jego wymiany na nowy jest zwrot uszkodzonego bądź rozpakowanego towaru gdzie sam fakt rozpakowania czyni towar nieprzydatnym bądź trudnozbywalnym. Często taki trudnozbywalny towar można kupić we wtórnym obiegu za znacznie obniżoną cenę. Nieuczciwy odbiorca odsyła zakupiony na rynku wtórnym towar twierdząc, że to egzemplarz otrzymany od dostawcy. Jeśli dla wybranych klientów zdarza się to patologicznie często warto rozważyć znakowanie towaru w sposób ukryty i trudny do zauważenia (np. poprzez własny numer seryjny umieszczany na przedmiocie a widoczny tylko w promieniach UV). Po zwrocie reklamacji powstałej rzekomo z winy dostawcy warto sprawdzić, czy rzeczywiście mamy do czynienia z wysłanym przez nas przedmiotem. Należy też pamiętać, aby uszkodzony towar odpowiednio zutylizować, aby nie trafił do nas ponownie z wtórnego rynku. Wiele firm wymaga na przykład komisyjnego niszczenia defektów z nagrywaniem tego procesu wraz z jednoznacznym oznaczeniem towaru (np. umywalki jednej z firm należy potłuc wypisując na niej wcześniej markerem datę niszczenia).
Znakowanie towaru za pomocą RFID
Kiedy mówimy o znakowaniu towaru można dodatkowo wyposażać towar wysokiej wartości w tagi radiowe RFID i kontrolować paczki wychodzące z magazynu sprawdzając obecność tych tagów w paczce. O ile wielokrotnie wypowiadałem się sceptycznie o zastosowaniu RFID do masowej kontroli wysyłek (ze względu na ich niepełną skuteczność przy dużym zagęszczeniu tagów) o tyle w przypadku pojedynczych przedmiotów zastrzeżenia te są mało istotne, gdyż pojedyncze tagi są zazwyczaj bardzo dobrze odczytywane przez bramki kontrolne. Ponadto koszt drogich tagów radiowych w przypadku wartościowych przedmiotów jest nieznaczący, co zachęca do ich użycia. Należy jednak pamiętać, że RFID nie może służyć za skuteczny element antykradzieżowy (podobnie jak klipsy magneto-akustyczne w sklepach), gdyż w specyficznych warunkach można je przemycić przez bramkę czytników RFID bez wywołania alarmu.
Podsumowanie
Przedstawione tu metody walki z wyciekiem towaru wartościowego to zapewne nie wszystkie możliwe do zastosowania. Zapewne w wielu magazynach stosuje się inne sposoby, które skutecznie obniżają liczbę towaru, który znika z magazynu w niewyjaśniony sposób. Rozważając wdrożenie opisanych metod warto wziąć pod uwagę łączenie różnych z nich (w tym klasyczną optymalizację procesów logistycznych), które znacząco poprawi skuteczność ochrony magazynu. Do podnoszenia skuteczności warto też dołączyć metody motywacyjne, które dobrze się sprawdzają przy towarach o niskiej wartości. W takim przypadku premia za brak wycieku towaru może być dla nieuczciwych pracowników porównywalna z zarobkiem na towarze po kradzieży i przyczynia się do radykalnego zmniejszenia wycieków. Ale ta ostatnia metoda może być stosowana tylko dla niewielkiej grupy towarów. Jeszcze inną motodą może być przeprowadzenie audytu zapasów i na jego podstawie wprowadzenie procedur, które zapewnią utrzymywanie najniższego możliwego poziomu zapasów tak, aby ewentualny ich wyciek był łatwiej zauważalny.