Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Weryfikacja inwentaryzacji

Weryfikacja inwentaryzacji

Marek Wierzbicki

Artykuł oryginalnie opublikowany w dwumiesięczniku "Nowoczesny Magazyn" 6/2015 ISSN 1507-465X

W poprzednim numerze Nowoczesnego Magazynu przypomniałem czytelnikom i usystematyzowałem jak przygotować się do inwentaryzacji w magazynie i jak ją poprawnie przeprowadzić (od jej rozpisania do zamknięcia). Dziś chciałbym poruszyć kwestię o której wcześniej wspominałem, czyli jak weryfikować spis z natury i określać, czy można go uznać za poprawny. Dzisiejszy artykuł dotyczy więc pewnego wycinka całego remanentu związanego z tym jak najbardziej wiarygodnie ustalić rzeczywisty stan magazynu w czasie inwentaryzacji.

W trakcie "liczenia magazynu" ścierają się ze sobą dwa rozbieżne, często wykluczające się oczekiwania. Jedno z nich mówi, że inwentaryzacja powinna wykazać jak najmniejszą rozbieżność pomiędzy stanami zarejestrowanymi w systemie informatycznym, a rzeczywiście policzonym stanem. Przypadek taki jest bardzo atrakcyjny i pociągający szczególnie dla dyrektora finansowego i wyższej kadry zarządzającej ponieważ świadczy o wysokiej jakości prowadzonych procesów i zmniejsza problemy wynikające z niezgodności stanów policzonych z rzeczywistymi (najczęściej są to nieoczekiwane straty, które negatywnie wpływają na wynik przedsiębiorstwa). Oczywiście świadoma kadra menadżerska nie powinna wymuszać takiego zachowania, ale czasem te oczekiwania są przekazywane podprogowo i przy złym sposobie zarządzania firmą mogą wpływać na wynik inwentaryzacji.

Z drugiej strony, zwłaszcza wśród osób zarządzających magazynami, ale też i wśród handlowców sprzedających towar, znajduje się oczekiwanie, aby wszystko bardzo dokładnie policzyć i wyeliminować przypadki, że w przyszłości sprzedane zostanie coś, czego nie ma lub nie da się tego znaleźć w magazynie. Takie przypadki generują bowiem niezadowolenie wśród klientów przenoszone na całą firmę. Również pracownicy niemal wszystkich szczebli logistyki bardzo źle odbierają przypadki, w których kompletacja zawodzi ze względu na trudności w lokalizacji poszczególnych pozycji zamówienia. Jako że efektywność procesów logistycznych często silnie przekłada się na wynik operacyjny firmy (o który często muszę zadbać jako doradca), znacznie ważniejszym według mnie kryterium poprawności przeprowadzenia inwentaryzacji jest to, aby towar w magazynie był policzony rzetelnie.

Drugie liczenie

W przypadku w którym wymuszono oczekiwanie, że ilość policzonego towaru będzie zgodna z ilością zapisaną w systemie informatycznym sposób kontroli poprawności jest banalnie prosty. Po pierwszym liczeniu kontrolujemy wyłącznie te stany, które są niezgodne z oczekiwaniami i liczymy towar tak długo, aż mimo komisyjnego sprawdzenia nie uwierzymy w to, że pojawiła się nam rozbieżność w naszym cudownym magazynie. Znacznie gorzej jest w przypadku, gdy oczekujemy rzetelnego policzenia towaru. W trakcie inwentaryzacji powinniśmy stwierdzić czy to co policzyliśmy jest zgodne z rzeczywistym stanem magazynu.

Najprostsze rozwiązanie narzuca się same. Zlecamy powtórne liczenie całego magazynu i w miejscach w których występuje rozbieżność pomiędzy pierwszym i drugim liczeniem dokonujemy liczenia komisyjnego. Wydaje się, że to rozwiązanie jest najskuteczniejsze, choć można mu wytknąć kilka wad. Jednym z częstych przypadków jest błędne policzenie towaru dwukrotnie w taki sam sposób. Często zdarza się to w przypadku zestawów lub gdy towar pakowany jest w kilka kolejnych opakowań zbiorczych, w tym jedno z opakowań do złudzenia przypomina towar jednostkowy lub nie zdefiniowano przed rozpoczęciem inwentaryzacji co dokładnie należy policzyć. Tu jako przykład można podać mineralną w kolorowych zgrzewkach po 6 sztuk z kodem paskowym na zgrzewce takim samym jak na pojedynczej butelce, czy herbatę ekspresową w małych paczkach pakowaną w opakowania zbiorcze podobne do pojedynczej sztuki. Ale błędów może być więcej. Może to być książka z płytą CD, która jest wklejona wewnątrz okładki, a powinna być policzona osobno czy zeszyty do kolorowania pakowane po 10 sztuk, które są tak cienkie, że nikomu nie przyjdzie do głowy zaglądać do środka opakowania zbiorczego. W tych i całej masie innych przypadków może się zdarzyć, że dwukrotne liczenie da ten sam, a jednak błędny wynik.

Drugie liczenie ma też inną wadę. Przeprowadzenie go w magazynie w którym mamy kilkaset indeksów i kilkaset lokalizacji, a inwentaryzacja trwa 4 godziny jest banalne. Ale spróbujcie przeprowadzić 100%-towe drugie liczenie w magazynie w którym jest kilkadziesiąt tysięcy indeksów na kilkudziesięciu tysiącach lokalizacji i cała firma na dwie zmiany liczy ten magazyn przez kilka dni. Chyba nie potrzeba więcej tłumaczyć czemu to trudne i kosztowne?

Próba reprezentatywna

Z pomocą może nam przyjść statystyka, wykorzystywana między innymi w trakcie prognozowania wyborów. Otóż nie musimy ponownie liczyć wszystkiego, aby z dużym prawdopodobieństwem określić czy liczenie było wiarygodne. Oczywiście jak pokazałem wcześniej nawet stuprocentowe przeliczenie całego magazynu nie da pewności, że liczenie jest poprawne, możemy to jednak w pewien sposób oszacować wykorzystując mechanizm ponownego liczenia tylko losowo wybranych lokalizacji. W praktyce stosuje się pewne zaburzenie losowania, ale o tym napiszę później. Na obecnym poziomie rozważań należy wiedzieć, że próba reprezentatywna to tak dobrany podzbiór badanej populacji (u nas będzie nim rzeczywisty stan całego magazynu), by czynniki mające wpływ na badaną cechę, czyli błąd w liczeniu występowały w nim w takich samych proporcjach, jak w całej inwentaryzacji. Próba, której wewnętrzna struktura nie różni się istotnie od wewnętrznej struktury całości da podstawę do sformułowania wniosków dotyczących poprawności całej inwentaryzacji.

Sama definicja próby reprezentatywnej nie jest w statystyce matematycznej ściśle określona. Bez problemu (zarówno w internecie jak i choćby w Excelu) można jednak znaleźć wzory, które pozwolą oszacować konieczną wielkość próby przy założonych błędach i rozbieżności pomiędzy efektem liczenia tylko części całości w porównaniu do liczenia całości dostępnego towaru. W ramach tych wzorów należy uwzględnić trzy wartości, których znaczenie powinno się znać:

Wielkość populacji - liczebność zjawiska, co do którego chcemy postawić hipotezę, w naszym przypadku to wielkość magazynu. Według mnie wartość tą powinno się wyznaczyć jako liczbę lokalizacji na których składowany jest tylko jeden indeks powiększona o sumę iloczynów liczby lokalizacji zawierających więcej niż jeden indeks i liczbę składowanych indeksów. Jeśli w magazynie mamy 1000 lokalizacji zasobowych na których składujemy (na każdym gnieździe) po jednym indeksie i 1000 lokalizacji kompletacyjnych po 4 indeksy na każdej lokalizacji to łącznie populacja wynosi 5 tysięcy (1000+1000*4). Im większa wielkość populacji tym większa musi być próba (przy stałych pozostałych parametrach).
Poziom ufności - prawdopodobieństwo z jakim określamy wynik, jak bardzo możemy być pewni swoich rezultatów. Zazwyczaj ustala się go na poziomie od 95 do 99,9%, przy czym im większego poziomu ufności oczekujemy tym większa próba musi być uwzględniona.
Błąd maksymalny - wielkość błędu na który musimy się godzić bez względu na poziom ufności, który wybierzemy. Zazwyczaj wybiera się tu wartości od 2 do 5%. Im mniejszy akceptowany błąd maksymalny tym większa próba musi być uwzględniona. Powiązanie maksymalnego błędu z poziomem ufności jest następujące. Jeśli założymy, że akceptujemy błąd na poziomie 5% z poziomem ufności 98% oznacza to, że przy powtórzeniu liczenia w liczbie lokalizacji wskazanej przez wyznaczoną ze wzoru wielkość próby przy braku różnic między pierwszym a drugim liczeniem rzeczywista rozbieżność między pierwszym liczeniem a stanem faktycznym wyniesie 5% z prawdopodobieństwem 98% i więcej niż 5% z prawdopodobieństwem 2%.

W poniższej tabeli zamieściłem kilka przykładowych wartości pokazujących jak zmienia się konieczna wielkość próby, przy różnych założonych parametrach:

Liczba zliczonych pozycji (suma gniazda*liczba indeksów w gnieździe)	Poziom ufności	Błąd maksymalny	Wielkość próby
1000	95%	5%	278
10000	95%	5%	370
100000	95%	5%	383
100000	98%	2%	535
100000	95%	5%	2343
100000	98%	2%	3272

Jak widać od pewnego momentu jeśli chodzi o liczbę zliczonych pozycji próba niemal nie rośnie, podobnie wzrost poziomu ufności też powoduje mniejszy wzrost próby niż spadek akceptowalnego błędu.

Dobór próby

Przedstawione powyżej wielkości próby zakładają, że jej struktura będzie reprezentatywna dla całego liczenia. Oznacza to, że lokalizacje czy indeksy do ponownego przeliczenia powinno wybierać się w sposób całkowicie przypadkowy. Niestety (a może dobrze, że tak) próba do ponownego przeliczenia wybierana jest za pomocą człowieka. Inteligencja białkowa zaszyta w głowach doradców logistycznych czy audytorów finansowych przez lata doświadczeń została skrzywiona w taki sposób, aby jak najlepiej trafiać w miejsca gdzie prawdopodobieństwo pomyłki jest największe. Jeśli celowo (bądź podświadomie) wybieramy do ponownego przeliczenia specyficzny podzbiór z całego magazynu, bardziej narażony na pomyłki niż średnia w magazynie, nie możemy mówić o pełnej reprezentatywności próby. W związku z tym każdy znaleziony błąd jest bardziej prawdopodobny, niż rzeczywiście występujący błąd w inwentaryzacji. O ile bardziej prawdopodobny? Ta wartość jest liczbą ustalaną w sposób ekspercki. Różne osoby ustalają ją w różny sposób, ale zazwyczaj mówi się o przelicznikach 5, 10 lub 20. Oznacza to, że jeśli z kalkulatora wielkości próby wynika, że powinniśmy sprawdzić 3272 pozycje (ostatnia pozycja w tabeli) przy przeliczniku 10 wystarczy, że sprawdzimy tylko 327 pozycji inwentaryzacji, zakładając, że pozostała ilość (2945, czyli 3272 minus 327) została policzona poprawnie.

Jak wybrać te najbardziej narażone na pomyłki pozycje? Niestety potrzeba do tego wieloletniej praktyki uczestnictwa w różnych inwentaryzacjach w różnych magazynach. Trzeba uczyć się w praktyce wynajdywania przypadków, które dają największe nadzieje na błędne liczenie. Poszukiwania pomyłek w liczeniu magazynu należy podzielić na kilka niezależnych torów:

Poszukiwanie organoleptyczne - idziemy, a często jedziemy wózkiem widłowym między regałami i szukamy gniazd, które budzą nasze wątpliwości. Czasami będzie to kurz na palecie, czasami źle odwinięta folia sugerująca, że opakowania zbiorcze nie zostały przeliczone, różne opakowania zbiorcze na palecie, która według kodu paskowego zawiera tylko jeden towar i inne podejrzane sytuacje
Przeszukiwanie wpisów ze spisu - jeśli spis jest na papierze, to szukamy przekreśleń czy poprawek. Czasem świadczą o tym, że grupa ponownie coś przeliczyła, a czasem że tylko oszacowała wielkość palety bez liczenia. Jeśli liczenie odbywało się elektroniczne za pomocą hand-heldów to trzeba poprosić informatyków o raport z czasami wprowadzania kolejnych pozycji. Podejrzenie powinny wzbudzić pozycje o największej rozbieżności czasu spisu - jeśli dwie palety o tej samej liczbie sztuk zostały policzone w bardzo rozbieżnym czasie to może świadczyć o wzroście ryzyka pomyłki ... ale nie zawsze
Przegląd jakościowo-wartościowy indeksów - to miejsce na poszukiwanie ewentualnych wycieków towaru poza oficjalnym obiegiem. Przeszukujemy katalog asortymentu poszukując ciekawych pozycji, które trochę łatwiej mogą wypłynąć z magazynu i zlecamy powtórne ich liczenie. Niestety w wielu magazynach pojawia się bardzo dziwna zależność, że z dwóch indeksów o podobnych wymiarach, wadze, rotacji i liczbie zamówień te droższe giną częściej.
Porównanie spisu ze stanami i obrotami - warto porównywać pozycje, które w systemie informatycznym miały inny stan niż w trakcie liczenia, ale znacznie bardziej podejrzane są lokalizacje, które mają stan idealnie zgodny ze zliczonym choć w ciągu roku wielokrotnie zdejmowano i zwracano towar na tą lokalizację

Warto zwrócić uwagę, że poszukując potencjalnych błędów różnymi torami często trafiamy w te same miejsca

Wnioski

Sprawdziliśmy inwentaryzację i znaleźliśmy błędy ... czyli wszystko w porządku (Tak, tak! Dopiero brak błędów powinien nas zaniepokoić). Jak powinniśmy postąpić? Dokładnie tak, jak to zaplanowaliśmy przed inwentaryzacją. Pod żadnym pozorem nie wolno pozostawiać decyzji o akceptowanym poziomie błędów do chwili ich policzenia. Czemu? Bo podejmujemy wtedy decyzję pod wpływem bieżącej sytuacji operacyjnej, a nie racjonalnie przemyślanych wniosków. Niemal jak na rozdaniu Oskarów powinno się wyciągnąć zalakowaną kopertę, otworzyć ją i odczytać decyzję: Jeśli w próbie o wielkości wyliczonej przed inwentaryzacją w trakcie drugiego liczenia znaleziono więcej błędów niż X ... cały magazyn liczymy ponownie.

A czy tą trudną decyzję zrealizujecie zależy już tylko od Was!