Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Jak negocjować z dostawcą systemu IT
Jak negocjować z dostawcą systemu IT
Marek Wierzbicki
Artykuł opublikowany oryginalnie w kompendium Nowoczesna Firma - oprogramowanie dla biznesu.
Poniżej 14 rad dla szefa projektu, o których musi pamiętać w czasie negocjacji i konstruowania umowy z dostawcą bądź wdrożeniowcem systemu. Uwaga: zakładamy że wybór dostawcy już został dokonany.
1. Negocjacje prowadź grupą specjalistów różnych dziedzin
Negocjacje wymagają wiedzy z wielu dziedzin. Posadź przy stole po swojej stronie przynajmniej dwóch informatyków o różnych specjalizacjach, specjalistę od finansów, logistyki czy marketingu. Warto zaangażować do tego celu specjalistę zewnętrznego. Każda zauważona nieścisłość u dostawcy to możliwość urwania kilku procent z ceny. Dobry kontrakt to taki, który odpowiada przedstawicielom wszystkich odbiorców. Jednak uwaga - odpowiedzialność musi spoczywać tylko na Tobie, czyli szefie projektu. Odpowiedzialność zbiorowa to brak odpowiedzialności.
2. Porozmawiaj z innymi klientami tego dostawcy
Przed negocjacją koniecznie należy dogadać się z osobami, które prowadziły już negocjacje z tym dostawcą. Każdy z negocjatorów po stronie dostawcy ma kilka standardowych sposobów na odbijanie piłeczki (pamiętaj, że on negocjuje kontrakt setny raz, a Ty pierwszy lub co najwyżej trzeci). Jeśli będziemy przygotowani na standardowe chwyty dostawcy i szybko je zneutralizujemy staniemy na równych warunkach i wtedy będziemy w stanie wynegocjować lepsze warunki.
3. Odróżnij cenę od TCO. Nie bądź zbyt skąpy
TCO (Total Cost of Ownership) to całkowity koszt posiadania systemu informatycznego. Składa się na niego koszt licencji, praw do nowych wersji, koszt wdrożenia i serwisu. Często niższe ceny płacone w chwili wdrożenia wiążą się z wyższymi kosztami w przyszłości. Należy pamiętać, że po wdrożeniu zmiana dostawcy na innego jest bardzo kosztowna, więc musimy się godzić się na wyższe koszty serwisu. Na system należy więc patrzeć w perspektywie wielu lat i gwarantować sobie stabilność kosztów ponoszonych w przyszłości.
4. Nie daj się nabrać na tezę szybciej więc drożej
Tworzenie oprogramowania to nie oranie pola. Jeśli jeden ciągnik zaorze w tydzień 15 hektarów to 5 traktorów zrobi to w jeden dzień. To co jeden programista napisze w miesiąc, pięciu będzie pisać przynajmniej 2 tygodnie. Tak więc zaproponowany przez dostawcę termin może być realnie skrócony tylko przez odłożenie innych prac, a nie zatrudnienie większej liczby osób.
5. Nie daj się zwieść łatwemu przyspieszeniu terminu
Bardzo zależy Ci na dotrzymaniu terminu wdrożenia skorelowanego z innym zdarzeniem. Dostawca w pierwszym przybliżeniu pokazuje termin o trzy miesiące późniejszy. Jeśli po Twojej informacji że rezygnujecie z wdrożenia bez zagwarantowania tego terminu dostawca natychmiast go zmienia, to niemal na pewno nie dotrzyma tego terminu. Jego ruch jest pozorny tylko w celu złapania kontraktu - późniejsza zmiana dostawcy jest niemal niemożliwa do zrealizowania.
6. Żądaj dokładnego harmonogramu pracy
Pod żadnym pozorem nie daj się zbyć zapewnieniom, że w określonym terminie wszystko ruszy jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. System powstaje powoli i między projektem, a ostateczną wersją jest wiele wersji roboczych. Żądaj określenia w harmonogramie kiedy zostaną zrealizowane poszczególne kroki.
7. Zdefiniuj kryterium pierwszych oznak niepowodzenia
Korzystając z harmonogramu rozbitego na poszczególne kroki ustal kiedy można zacząć mówić o tym, że termin będzie zagrożony. W czasie negocjacji dokładnie określ sposób reakcji na pojawiające się zagrożenie. Często kontaktuj się w czasie między ustalonymi momentami z dostawcą. Będzie to dla niego silny znak, że zależy Ci na czasie i nie wykona innych prac kosztem Twojego projektu.
8. Żądaj dokładnego podziału odpowiedzialności
Zapisz w osobnym załączniku do umowy za które czynności odpowiadają Twoi pracownicy, a za które wdrożeniowcy dostawcy. Wszędzie gdzie interpretacja jest wątpliwa nie bój się nadmiernego precyzowania zapisów.
9. Żądaj dokładnej specyfikacji sprzętu
Pod żadnym pozorem nie daj się zwieść informacji, że przeciętny PeCet udźwignie oprogramowanie tego dostawcy. Ustal na piśmie i dołącz do umowy jako załącznik parametry minimalne sprzętu i system operacyjny. Podobnie z serwerem. Żądaj określenia danych serwera przy bieżącym obciążeniu, zwiększeniu go o 20% i 100%. Wybierz opcję o największych możliwościach skalowalności (dodawania pamięci, procesorów czy dysków).
10. Dokładnie zdefiniuj kryterium sukcesu
Dostawca będzie chciał zapisać w umowie wszędzie gdzie się da rozliczenie czasu pracy w godzinach. Ty musisz dążyć do przeciwnego rozwiązania - wpisywać do umowy funkcjonalne określenie zakończenia wdrożenia.
11. Nie zgadzaj się na upusty kosztem gorszej technologii
Jeśli proponowanej ceny nie da się już zbić poniżej pewnego minimum dostawca może zaproponować gorszą technologię za niższe pieniądze. To bardzo ryzykowny krok, bo najczęściej takie zapisy są obwarowane zastrzeżeniami, że dostawca nie odpowiada np. za brak dostępności systemu (po zalogowaniu się 20 użytkownika system staje). Prawie na pewno skończy się to szybką wymianą systemu na wyższą technologie, jednak znacznie większymi kosztami niż zakup jej od początku.
12. Ostrożnie z karami umownymi w czasie wdrożenia
Negocjuj cenę jak najniżej się da, a później zbij ją jeszcze niżej. Ale jeśli ustalicie coś z dostawcą to zastosowanie zbyt restrykcyjnych kar umownych może spowodować efekt odwrotny do zamierzonego. Może się okazać, że dostawca przekroczy w dół próg opłacalności. Spowolni więc prace i będzie chciał renegocjować kontrakt, oczywiście z odstąpieniem od kar, a czas będzie biegł. Dostawca będzie liczył na to, że masz świadomość, że dokończenie prac z nim będzie znacznie szybsze niż szukanie nowego dostawcy.
13. Bardzo odważnie z karami umownymi za serwis
Razem z umową wdrożeniową koniecznie należy negocjować umowę serwisową. Koniecznie należy w niej określić tak zwane SLA (Service Level Agreement), czyli poziom usług serwisowych (jaka awaria musi być usunięta w jakim czasie). Nie bój się wprowadzać absurdalnie wysokich kar typu: dwukrotne niewywiązanie się z reakcji na błąd krytyczny w miesiącu to darmowy serwis w tym miesiącu. Argument jest prosty: skoro dostawca gwarantuje pewne usługi to raczej nie zamierz ich przekraczać. Poza tym nawet jeśli, to dostawca patrzy na to przez pryzmat jednorazowej straty i łatwo mu to zaakceptować.
14. Uważnie przeczytaj umowę dotyczącą praw do aktualizacji systemu
Staraj zapewnić sobie aktualizacje wynikające ze zmian przepisów bezpłatnie. Nie zgadzaj się na płacenie za poprawki w bieżącej wersji w pierwszym roku (wtedy wychodzi w programie wiele błędów, często nie z winy odbiorcy). Unikaj sztuczki typu zmiana płatności za opiekę upgradową z: płatnej z dołu raz do roku na pierwszy rok bezpłatnie, płatne raz do roku, z góry. To tylko formalny wybieg, a zapłacić i tak musisz w tym samym momencie. Koniecznie zaplanuj audyt powdrożeniowy.