Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Nowoczesne metody kompletacji

Nowoczesne metody kompletacji

Marek Wierzbicki

Artykuł oryginalnie opublikowany w magazynie "Transport wewnętrzny i magazynowanie" 1/2012 [ISSN 2084-350X].

W coraz większej liczbie polskich magazynów można zaobserwować, że pracownicy w czasie kompletacji towaru przestają posługiwać się kartką papieru, a zamiast tego stosują różne nowoczesne metody wspierające ich pracę. Po zmianie metody pracy zdarza się, że liczba pracowników spada bez obniżenia wydajności bądź ta sama liczba osób pracuje teraz znacznie efektywniej. Czasami, czego często nie widać na pierwszy rzut oka, efektywność pracy pozostaje podobna, jednak dzięki zmianom realizowana jest jakaś polityka zarządu, bardzo ważna dla firmy (zwiększa się szybkość dostawy bądź dokładność wysyłki). Czy jednak przejście na nowoczesne metody ma zawsze uzasadnienie ekonomiczne?

Synonimy słowa kompletacja: komisjonowanie, kompletowanie zamówień, zbieranie towaru zgodnie z listą kompletacyjną, przygotowywanie zamówionego towaru, gromadzenie zamówionych artykułów dla klienta.

Zanim zacznę analizować zyski, które można osiągnąć z wdrażania nowoczesnych metod komisjonowania przedstawię podstawowe sposoby pracy w magazynie występujące w czasie kompletacji towaru. Zajmę się wyłącznie najtrudniejszym procesem, czyli tak zwanym procesem kompletacji jednej sztuki. Polega on na tym, że w zamówieniu pojawiają się towary w pojedynczych egzemplarzach. Regułą jest to, że liczba egzemplarzy jest mniejsza niż wielkość opakowania zbiorczego. W związku z tym towar w magazynie przechowywany jest luzem bądź w specjalnych pojemnikach, ale rozpakowany. Proces ten jest obecnie bardzo szeroko rozpowszechniony w obrocie B2B ze względu na możliwość bardzo szybkiej dostawy towarów i wymagania odbiorców. Klient końcowy np. w księgarni chce mieć możliwość wyboru książki z jak największej liczby tytułów, w związku z tym tylko największe hity stoją na półce w liczbie egzemplarzy większej niż jeden. Podobnie logistyka e-commerce ze swojej natury jest organicznie obciążona jednostkowymi zamówieniami. Problemy kompletacji zbiorczej (dystrybucja opakowań zbiorczych w tym palet) poruszam w artykule Automatyczny magazyn (oryginalnie w tym samym numerze czasopisma "Transport wewnętrzny i magazynowanie").

Wsparcie kompletacji

Całkowita eliminacja pracy ludzkiej z procesu kompletacji możliwa jest wyłącznie w niewielu przypadkach i obwarowana jest wieloma ograniczeniami. Jednym z podstawowych jest to, że kompletowane elementy muszą być do siebie bardzo podobne jeśli chodzi o parametry fizyczne. Nieźle więc sprawdza się automatyczna kompletacja dla takich towarów jak paczki papierosów, lekarstwa czy płyty CD lub DVD. Kompletacja bazuje na pracy robotów chwytających towar z taśmociągu bądź na zastosowaniu specjalnych dystrybutorów. Oba przypadki wymagają jednak specjalnego przygotowania towaru przez ludzi (napełnienie dystrybutorów czy przygotowanie opakowań do kompletacji). Takie podejście przesuwa pracę ludzką z poziomu kompletacji na poziom przyjmowania czy rozkładania towaru. Co prawda praca ta jest bardziej efektywna i mniej błędotwórcza, jednak nie należy zapominać o tej kwestii, do czego wrócę w dalszej części tego artykułu.

Znacznie popularniejszym sposobem na unowocześnienie procesu kompletacji jest zastosowanie wsparcia pracowników w czasie kompletacji przez system zarządzania magazynem wysokiego składowania. Podstawową metodą wsparcia jest wskazywanie pracownikowi skąd i jaki towar ma pobrać do kompletacji. Informacja ta może być przekazywana za pomocą przenośnego komputera (terminala, który zawiera najczęściej również skaner kodów paskowych lub czytnik RFID), drogowskazów świetlnych (lampek zapalających się nad regałami czy półkami), bądź komend głosowych. Drugim polem wsparcia jest rejestracja działania pracownika mająca na celu potwierdzenie, że wykonał on kolejny krok zlecenia kompletacyjnego. Potwierdzanie może się odbywać w sposób całkowicie automatyczny (np. za pomocą różnego rodzaju czujników bądź poprzez rejestrację optyczną), manualny (np. zeskanowanie kodu paskowego bądź zgaszenie ręką odpowiedniej lampki) czy głosowy (poprzez wypowiedzenie odpowiedniego kodu potwierdzenia). Ostatnim krokiem w kompletacji jest włożenie towaru do pojemnika transportowego. Tu pracownikowi pomaga się w poprawnym działaniu wtedy, gdy pracownik w czasie jednej wizyty w magazynie kompletuje jednocześnie wiele zamówień do wielu pojemników. Tylko wtedy może się pomylić i tylko wtedy ma sens stosowanie działań wspomagających, metodami opisanymi w pierwszym i drugim kroku kompletacji. Warto wspomnieć, że najłatwiej jest myśleć o nowoczesnych metodach kompletacji w czasie gdy projektuje się magazyn od zera, a nie próbuje "upchnąć" się te metody w istniejącej infrastrukturze.

Opis metod

W zależności od charakteru towaru i procesów w magazynie oraz dostawcy sprzętu można zestawić nowoczesne funkcjonalności i urządzenia tworząc wiele różnego rodzaju metod kompletacji (warto pamiętać o różnicy między metodą a strategią kompletacji). Najpopularniejsze metody kompletacji to:

Kompletacja papierowa - zbiórka na podstawie wydruku
Terminale mobilne - wykorzystanie kolektorów przenośnych
Pick by Voice - kompletacja sterowana głosowo
Pick by Light - kompletacja sterowana diodami świetlnymi
Pick by Frame - możliwość przepinania sterowania Pick by Light
Pick by Point - sterowanie promieniem świetlnym
Pick from Belt - pobieranie towaru z przesuwającej się taśmy

Przyczyny braku wdrożeń

Różnorodność automatycznych i półautomatycznych metod jest tak duża, iż wydawałoby się, że rozwiązania te powinny być wdrażane w wielu magazynach w Polsce. Jednak ciągle te nowinki techniczne czają się pod drzwiami bojąc przekroczyć nasze progi. Czy winę ponosi za to wyłącznie kryzys? Częściowo rzeczywiście tak. Jeśli przyjmiemy bowiem, że inwestor dotarł już do momentu analizy potencjalnej inwestycji to okazuje się, że koszt tej inwestycji porównany z oszczędnościami (mniej pracowników bądź większa ich wydajność) zwraca się w okresie kilku lat. Inwestor może i ma obecnie możliwości finansowe na podjęcie takiej inwestycji, ale niepewność jutra każe mu obniżać ryzyko przez przesuwanie decyzji o wdrażaniu nowych technologii na kolejne lata.

Jednak nie tylko kryzys jest przyczyną odkładania wdrażania nowoczesnych metod kompletacji. Czasami powodem są błędnie określone metody szacowania zysków z inwestycji. Jeśli finansowa część zarządu uwzględnia wyłącznie łatwo mierzalne czynniki to inwestycja może wykazać się zbyt długim okresem zwrotu, aby warto było ją wdrażać. Tu warto podeprzeć się niezależnymi doradcami, którzy potrafią zaprezentować inne pozytywne aspekty zmian w magazynie, które mogą przynieść pozornie niemierzalne zyski. Klasycznymi, nie uwzględnianymi efektami wdrożenia jest podniesienie jakości kompletacji i zmniejszenie liczby reklamacji składanych przez odbiorców. Jeśli w ogóle uwzględnia się ten czynnik to raczej finansowo na zasadzie, że koszty obsługi reklamacji spadną na przykład o połowę. Nikt nie odważy się zadeklarować o ile mogą wzrosnąć obroty tylko dzięki temu, że zaczniemy dostarczać towar z dwukrotnie większą dokładnością niż konkurencja. Podobnie ma się sprawa na przykład z szybkością realizacji zamówienia. Pozornie skrócenie czasu kompletacji o 10% to tylko zaoszczędzenie 10% kosztów kompletacji. Czasami może się jednak okazać, że przesunięcie granicznego czasu do którego można składać zamówienia dostarczane do klienta na rano o godzinę jest zmianą jakościową, wartą kilka razy więcej, niż się pozornie wydaje.

Problemy praktyczne

Wielość rozwiązań oferowanych przez różnych producentów powoduje, że często zdarza się, iż różni dostawcy proponują różne rozwiązania, które dają podobne oszczędności i podobne okresy zwrotu z inwestycji. Jeśli rozwiązania są diametralnie różne inwestor słusznie może się zastanawiać, czy przypadkiem jakaś nieznana trzecia droga nie byłaby lepsza od obu propozycji? Innym problemem jest to, że klienci inwestora nie są żadnym wsparciem tylko wręcz utrudniają decyzję o usprawnieniu metody kompletacji. Klasycznym przykładem może być na przykład rynek lekarstw, na którym pracownicy aptek wymagają łączenia jednakowych pudełek recepturką, czego oczywiście żaden automat nie jest w stanie wykonać. Inny przykład to polski rynek książki (a w zasadzie księgarza), gdzie wymagana jakość dostarczanego towaru wielokrotnie przekracza jakość stosowaną gdziekolwiek indziej na całym świecie (minimalne zarysowania czy delikatne zagniecenia na okładce niewidoczne dla normalnego czytelnika eliminują wiele automatycznych procesów sortowania, które ułatwiłyby kompletację towaru).

Osobnym problemem są obawy przed pracownikami jawnie sabotującymi wdrożenia nowych technologii bądź nie potrafiącymi przystosować się do nowych technologii. Powszechnie znanym problemem jest to, że pracownicy pracujący wcześniej z kartką papieru bądź ze skanerami kodów kreskowych w ponad 80% przypadków nie są w stanie pracować z użyciem metody Pick by Voice. Pick by Voice stwarza przy tym znacznie więcej problemów, czyli duże trudności w przeciążaniu pracowników (pracy w nadgodzinach w szczycie sezonu, łatwa do zrealizowania przy pracy metodami klasycznymi tu jest w zasadzie nierealna do osiągnięcia). Metody głosowe wymagają również dodatkowych inwestycji w ramach inwentaryzacji (której nie da się tą metodą obsłużyć), co znacząco obniża kosztowy zysk z tej metody. Innym problemem jest to, że nowe metody kompletacji, jakkolwiek znacząco przyspieszają samą kompletację, to generują powstawanie znacznie dłuższych przerw między kolejnymi rundami pracy. Tak więc co prawda po wdrożeniu nowej metody może się okazać, że średni czas rundy magazynowej skrócił się z 10 do 8 minut, ale po długotrwałych testach okazuje się również, że przerwa między rundami związana z koniecznością odpoczynku trwa minutę, a wcześniej w ogóle nie występowała.

Podsumowanie

Obecnie nowoczesnych metod obniżania kosztów kompletacji i podnoszenia jej jakości oraz wydajności jest wiele. Jednak brak dogłębnej wiedzy jak działają te systemy powoduje obawy inwestorów przed ich zastosowaniem. Niestety generuje to pewnego rodzaju sprzężenie zwrotne. Brak odpowiedniej liczby wdrożonych w Polsce nowoczesnych systemów powoduje niewiedzę i strach, który skutkuje wstrzymywaniem się z nowymi inwestycjami w tym zakresie. Obecny kryzys nie poprawia tego problemu. Należy jednak mieć nadzieję, że z czasem instalacji takich będzie coraz więcej, a to samo sprzężenie zwrotne w końcu popchnie inwestorów do masowego korzystania z tych nowych metod.