Strona główna > O firmie, publikacje naszych specjalistów > Inwentaryzacja

Inwentaryzacja

Marek Wierzbicki

Artykuł oryginalnie opublikowany w dwumiesięczniku "Nowoczesny Magazyn" 5/2015 ISSN 1507-465X

Zbliża się koniec roku, czyli moment w którym większość firm musi przeprowadzić inwentaryzację. Jako że spis z natury przeprowadzany jest bardzo rzadko, czasem rzadziej niż co roku, zdarza się że nie pamiętamy o wszystkich szczegółach tego procesu. Dla przypomnienia i zwrócenia uwagi na najważniejsze aspekty inwentaryzacji usystematyzuję działania, o których według mnie trzeba pamiętać w czasie jej przeprowadzania.

Inwentaryzacja to według definicji zespół czynności przeprowadzanych celem ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów firmy na określony dzień, najczęściej na koniec okresu rozrachunkowego. Z punktu widzenia magazynów remanent polega na ustaleniu faktycznego stanu składników obrotowych czyli towarów surowców czy wyrobów gotowych przechowywanych w magazynach. Inwentaryzację przeprowadza się poprzez dokonanie spisu z natury towarów znajdujących się na terenie firmy. Integralną częścią tego procesu jest też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym stwierdzonym podczas spisu a stanem wynikającym z ewidencji księgowej i aktualizacja zapisów do stanu stwierdzonego w rzeczywistości (tak zwany nowy bilans otwarcia). Ważnym fragmentem inwentaryzacji z punktu widzenia logistyki jest zarejestrowanie nie tylko tego ile towaru mamy w magazynie, ale też gdzie się on znajduje. Z punktu widzenia księgowego powinna on spełniać wymogi ustawy o rachunkowości. Z punktu widzenia biznesowego najbardziej interesujący jest fragment inwentaryzacji dotyczący drogich towarów, jednak formalności wymagają, by dotyczyła ona również tych najtańszych. Warto pamiętać, że opisany tu proces może być wstępem do analizy stanów magazynowych, która jest fragmentem audytu zapasów.

Terminy i planowanie

Inwentaryzację zazwyczaj przeprowadza się na koniec okresu rozrachunkowego, co dla większości polskich przedsiębiorstw oznacza koniec roku kalendarzowego. Z punktu widzenia biznesowego to dość dobry okres, bo większość firm osiąga największe obroty tuż przed świętami Bożego Narodzenia by między świętami, a Nowym Rokiem osiągnąć zastój. Taki moment biznesowo jest doskonały do przeprowadzenia inwentaryzacji, która wymaga zamknięcia magazynów i wstrzymania wydań oraz przyjęć towarów. Niestety z ludzkiego, pracowniczego punktu widzenia ten moment nie jest najlepszy. Dzieci mają ferie, a układ wolnych dni dodatkowo zachęca do wykorzystywania urlopu, gdyż pojedyncze dni wolnego zapewniają zazwyczaj ponad tydzień wakacji.

Dodatkowo należy uwzględnić charakter, sposób pracy i możliwości naszych dostawców i odbiorców. Wiele towarów jest obecnie produkowanych w Chinach i coś, co wypływa stamtąd w listopadzie może trafić do naszego magazynu właśnie na przełomie roku stawiając nas w trudnej sytuacji. Podobnie sieci sklepów mogą zacząć wtedy wymianę towaru, choć zazwyczaj styczeń jest okresem wyprzedaży i mało który sklep zaczyna się zatowarowywać nowym asortymentem tuż po świętach.

Planując termin remanentu należy uwzględnić wszystkie powyższe uwagi. Jeśli jest możliwość przesunięcia dostaw, to należy to zrobić. Trzeba zaplanować wielkość i skład załogi, która będzie uczestniczyła w inwentaryzacji i jak najwcześniej powiadomić pracowników o terminie i konieczności rezerwacji czasu między świętami dla firmy. Warto przy tym pozostawić pewien wybór swoim pracownikom wyznaczając tylko część osób z różnych działów do udziału w inwentaryzacji, aby umożliwić realizację planów, które są trudne do zmiany czy rotacyjny udział w spisie.

Przygotowanie

Nawet w małych magazynach, w których inwentaryzacja potrwa najwyżej jeden dzień warto przygotować go do spisu, żeby przebiegł on jak najszybciej. W firmach w których spis potrafi trwać nawet tydzień każdy zaoszczędzony dzień to spory zysk, więc w takich miejscach warto zrobić wszystko, by przebiegł on szybciej. Jednym z podstawowych działań jest porządkowanie magazynu. Jeśli spis jest przeprowadzany bezpośrednio po okresie największej sprzedaży trudno wymagać, aby w magazynie był porządek, gdyż z reguły w tym czasie pracuje tam najwięcej pracowników co wiąże się z tym, że jest tam najwięcej osób nowych i przypadkowych oraz pracowników czasowych z agencji pracy. Mimo to można prowadzić pewne prace porządkowe na przykład poprzez konfigurację oprogramowania WMS w taki sposób, aby kompletacja "sprzątała" końcówki towarów z lokalizacji (minimalizowała liczbę miejsc na który rozłożony jest towar). Należy tak zaplanować wysyłki przesunięć międzymagazynowych, aby zdążyły dotrzeć przed inwentaryzacją do magazynu (żeby nie były w drodze).

Druga ważna kwestia to wcześniejsze liczenie towarów nierotujących czy nadmiernych zapasów. To działanie nieformalne, choć wiele firm je stosuje. Polega na tym, że dokonuje się zliczenia towaru (tak jak w czasie klasycznej inwentaryzacji, zespołem minimum dwuosobowym), a następnie zamyka się towar w opakowaniach zbiorczych w sposób pozwalający stwierdzić ich ewentualne rozpakowanie (np. plombuje się go lub stretchuje folią naklejając nalepkę z informacją o zawartości). W chwili inwentaryzacji jeśli plomba jest nienaruszona zamiast przeliczać towar spisuje się jego ilość spisaną wcześniej. Należy jednak bezwzględnie pamiętać, że otwarcie plomby wymusza ponowne liczenie. Niestety zdarzało mi się widzieć przypadki, że towar przeliczony w ten sposób kilka miesięcy przed inwentaryzacją zawierał na etykiecie napis typu: "748-12-16-7-9+3" a pracownik zamiast liczyć paletę sumował tylko zapisy z etykiety. Takie działanie uważam za niedopuszczalne.

Przed inwentaryzacją powinno się również przygotować instrukcję inwentaryzacyjną. Poza uwzględnieniem w niej wszystkich najważniejszych wymogów formalnych należy zawrzeć tam takie kwestie jak techniczny sposób przeprowadzenia inwentaryzacji (papierowe czy elektroniczne, jedno czy dwa liczenia, czy pojawia się liczenie komisyjne, co jest rozbieżnością, czy porównuje się stany zliczone do stanów w systemie informatycznym, kiedy przerywa się inwentaryzację w przypadku nadmiernych rozbieżności i powołuje nową komisję, sposób rozliczenia towaru będącego w drodze, jeśli nie da się go ściągnąć do któregokolwiek magazynu na czas inwentaryzacji itp. itd.).

Inwentaryzacja

Sama inwentaryzacja powinna przebiegać w następujących krokach:

Zatrzymanie przepływu towaru w magazynie.
Wyzerowanie rejestrów i dokumentów typu "towary w drodze".
Wydzielenie i oznaczenie towarów nie podlegających liczeniu.
Fizyczne policzenie towaru (jednokrotne, dwukrotne bądź inne metody spisu z natury).
Wprowadzenie zliczonych danych do systemu WMS.
Wyjaśnienia największych rozbieżności na podstawie protokołu różnic.
Zamknięcie inwentaryzacji dokumentami ujawnień i likwidacji.
Wznowienie ruchu towarowego.

Wnioski na następny rok

Po zamknięciu inwentaryzacji i rozpoczęciu normalnej działalności operacyjnej przychodzi czas na wyciąganie wniosków i proponowanie wytycznych na następny rok. Wnioski te są bardzo zróżnicowane nie tylko w zależności od branży i magazynowanego towaru, ale i stosowanego systemu informatycznego czy działań biznesowych. Czasem może to być wniosek związany z lepszym zabezpieczeniem jakiegoś towaru, wprowadzeniem większej kontroli wydań, zmianie procedur tworzenia zestawów, kompensat w obrębie koloru i rozmiaru i wiele, wiele innych pomysłów. I najlepiej, jeśli na zakończenie inwentaryzacji wyznacza się termin kolejnej i zaczyna przygotowania do niej.

Warto pamiętać, że ostnieje alternatywa dla opisanego tu sposobu prowadzenia spisu z natury w postaci inwentaryzacji ciągłej, czyli wykonywania spisu krok po kroku bez zatrzymywania działania magazynu.